Основные правила деловой переписки
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. С правой стороны пишут дату отправления письма – день, месяц и год полностью. Ещё ниже – обращение, с левой стороны.
Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов. Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш».
В случае рассылки рекламной корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо.
Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: «Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.
Как правильно завершить письмо
Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».
После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.
Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт. На любой корреспонденции проставляют обратный адрес. Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки. Перед отправкой письма проверьте орфографию. Не стоит начинать письмо с местоимения «Я». Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.
Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.
Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же.
На поздравления отвечают коротко.
Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки.
Отвечать на письмо с извинениями обязательно.
Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму.
Общее правило для любой корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.
Факсы: основные требования к отправке
При отправке факсов самое главное требование – краткость.
Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль. Наилучший вариант факса – когда он помещается на одном листе машинописного формата. Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше ещё раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.
Для того чтобы послать факс, необходимо:
Подготовить документы, которые вы будете отсылать.
Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.
Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.
Проставить номер факса своего партнёра, название города и его код, название фирмы и обязательно фамилию и имя адресата.
На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.
Деловой телефонный этикет
Считается, что самое простое в деловом общении – телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям краткости, как деловая переписка и отправка факса.
Первым всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым Вы хотели связаться, то представляться не обязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего Вас человека. Если его нет – узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку.
Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает.
Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.
Поручать сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека позволительно.
Если к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.
Если вы ошиблись номером, то при следующем его наборе сразу уточнить, тот ли это номер, что Вам нужен.
В том случае, если Вы очень заняты, то телефон лучше отключать или попросить секретаря отвечать на телефонные звонки.
Заканчивает разговор тот, кто позвонил.
Источник: М. Максимовский, Э. Соловьев, Этикет делового человека
